Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales

Declaración de privacidad

EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. quiere proporcionarte la mejor experiencia posible. Usamos la información personal que compartes con nosotros para hacer que tanto nuestros productos y servicios como tu experiencia sean cada vez mejores. Esta declaración de privacidad tiene por objeto proporcionarte una visión clara de cómo usamos la información personal que tú proporcionas, nuestros esfuerzos por protegerla, tus derechos y las opciones que tienes para controlar tu información personal y proteger tu privacidad. También describe qué tipo de información personal recopilamos sobre ti cuando visitas nuestro sitio web.

En cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y de lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, y con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos y finalidades relacionadas directamente con su objeto social. El uso, manejo y finalidad de los mismos se efectúa de acuerdo con lo estipulado en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S., bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información, y demás reglas y principios establecidos en la Constitución y la Ley.

Los datos registrados en nuestras bases de datos serán, entre otros: nombre, dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso, en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.

Si deseas consultar información o solicitar la supresión de tus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos que te comuniques al correo electrónico [email protected]. Te recordamos el derecho que asiste al titular de la información, en cualquier tiempo, de consultar, conocer y actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.

Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.

EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S., persona jurídica, sociedad de naturaleza comercial, reglada por normas colombianas, con NIT 901.556.920-6, con domicilio en Calle 16 Sur # 28-55, Barrio La Fragua, en la ciudad de Bogotá D.C., teléfono 315 8527080, con el presente documento emite, comunica y publica para todos los interesados la Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales que se aloja en su página web exprespack.com.co, con la cual da garantía de su compromiso con el tratamiento de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros, en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales.

Lo anterior se da en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, recogida en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que le sean concordantes, por las cuales se establecieron disposiciones generales para la protección de los datos personales, en desarrollo de los derechos fundamentales establecidos por la Constitución Política Nacional, especialmente el derecho a la intimidad de las personas (artículo 15) y el derecho a la información o hábeas data (artículo 20).

Primero. Objetivo de la política

Reconocer a EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales y, a partir de allí, definir la Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales (en adelante, la «Política»), que contenga los lineamientos generales para la adecuada recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de la información que se reciba de los titulares de datos personales o de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus operaciones administrativas, operativas y comerciales.

Segundo. Definiciones aplicables

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Para dar cumplimiento al ordenamiento vigente, se han adoptado los siguientes conceptos de la Ley 1581 de 2012, los cuales contribuyen a dar alcance, interpretación y significado y, por tanto, serán desarrollados y aplicados de forma integral como lo establece la normatividad:

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o documentos físicos en archivos, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos personales.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de la presente Política, el responsable será EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, y las personas jurídicas, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de denominación frente a la empresa.
  • Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tercero. Derechos que le asisten al titular de la información

a) Derechos

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe esta como requisito para el tratamiento, según las excepciones de ley.
  4. Ser informado del uso que se les ha dado a sus datos personales por EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S., previa solicitud.
  5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

b) Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a su disposición EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.
  2. Por los causahabientes del titular (en los casos en que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Cuarto. Deberes de los titulares de la información

El titular de los datos personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información.

Quinto. Deberes de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.

Son deberes de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. los siguientes:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  8. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  9. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
  10. Actualizar la información, atendiendo todas las novedades respecto de los datos del titular, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la novedad. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  11. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
  12. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo.
  13. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  14. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  15. Identificar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
  16. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  18. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las leyes.
  19. Las demás establecidas por la ley.

Sexto. Aviso de privacidad y autorización para realizar el tratamiento de los datos personales

Aviso de privacidad: es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando no se pueda poner a disposición la política de privacidad. En este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

A efectos de garantizar, en todos los casos, que la autorización incluye la totalidad de elementos que permiten al titular ejercer en debida forma sus derechos, el aviso de privacidad de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. debe incluir la siguiente información:

  1. Razón social de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. y sus datos de contacto.
  2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
  3. Los derechos que le asisten al titular.
  4. Los mecanismos dispuestos por EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. para que el titular conozca la política de tratamiento de la información recolectada.
  5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.

Autorización. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos. Por tanto, EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando siempre la posibilidad de verificar el otorgamiento de dicha autorización.

a) Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización se solicitará a más tardar al momento de la recolección de los datos personales; esta autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización puede ser otorgada por el titular (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Los formatos y textos de autorización serán emitidos por EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. y serán puestos a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Con el fin de que el titular tome decisiones informadas en relación con sus datos personales y controle el uso de su información personal, los formatos y textos de autorización constituyen una declaración que informa al titular de los datos personales:

  1. Identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
  2. La mención de la presente política de tratamiento de datos personales y su ubicación en la web institucional.
  3. Discriminación de los datos personales que se recopilan.
  4. Finalidad de los datos personales que se recopilan.
  5. Cómo ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
  6. En caso de que se recopilen datos sensibles, la indicación del carácter facultativo de suministrar estos datos.

Con dicho procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como también que tiene la opción de conocer cualquier alteración de estos y el uso específico que de ellos se ha dado.

b) Prueba de la autorización

Las áreas responsables del tratamiento en EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. deben contar con las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. La organización mantendrá los registros en archivo físico o digital, de acuerdo con el modo de adquisición de la autorización para el tratamiento de datos, con el fin de probar la existencia de la misma como mecanismo de garantía del derecho a la intimidad del titular, en atención a lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.

c) Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Séptimo. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

El tratamiento de los datos que se recolecten, según se ha dispuesto en la Política de EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S., será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos personales, y podrá, entre otras:

  1. Designar a uno o varios encargados del tratamiento de los datos personales.
  2. Transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a las compañías que hagan parte de su grupo empresarial, esto es, a compañías matrices, filiales o subsidiarias, así como a cualquier otro tercero, dentro o fuera del territorio nacional, bien sean personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeras, aun cuando en el país de ubicación del receptor no se cuente con normas que establezcan un estándar de protección de datos similar a los vigentes en el territorio nacional.
  3. Proporcionar dichos datos personales a agentes, subcontratistas y demás terceros para la consecución de los fines relacionados en el acápite siguiente.
  4. Revelar la información cuando así lo requieran las autoridades debidamente facultadas mediante orden administrativa o judicial.

En general, los datos personales serán tratados con fines precontractuales, contractuales y postcontractuales, en las relaciones comerciales, civiles y laborales que se originan con ocasión de su objeto social. El manejo de los datos podrá tener fines comerciales, de atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, administración de los recursos y otorgamiento de beneficios, así como el control y la preservación de la seguridad en EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.

Octavo. Procedimientos de acceso, consulta y de peticiones, quejas y reclamos (PQR)

EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S. ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política, al interior de la empresa, al Coordinador de Servicio al Cliente, quien estará disponible para la atención de peticiones, quejas y reclamos por parte de los titulares y queda facultado para gestionar con las áreas respectivas las actualizaciones, rectificación y/o supresión de datos personales a que haya lugar.

a) Derecho de acceso y consultas

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, las condiciones y las generalidades de dicho tratamiento.

  • De inclusión: el titular podrá incluir datos nuevos a su perfil para ofrecer una imagen completa de su información.
  • De actualización: el titular podrá solicitar que la información sobre él consignada se actualice, con el fin de garantizar la correspondencia de los datos con la realidad, en desarrollo del principio de veracidad.

Manual de atención de quejas y reclamos — EXPRESPACK GRÁFICOS S.A.S.

1. Objetivo

Establecer el procedimiento para la adecuada recepción, radicación, seguimiento y respuesta de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) presentadas por los clientes de Exprespack Gráficos S.A.S., garantizando una atención oportuna, clara y eficiente.

2. Alcance

Este manual aplica a todo el equipo de servicio al cliente de Exprespack y abarca todos los canales oficiales de atención establecidos en la página web de la empresa.

3. Canales de recepción de PQRS

3.1 WhatsApp — Línea de atención 315 8527080

Acceso desde: la parte inferior de la página web exprespack.com.co, opción «Quejas y/o reclamos».

Procedimiento:

  • El cliente inicia la conversación por WhatsApp.
  • Se solicitan datos personales junto con la aceptación de los T&C.
  • Un asesor especializado toma la conversación.
  • Se realiza una indagación detallada sobre la solicitud del cliente.
  • Se informa al cliente: número de radicado, confirmación de recepción, tiempos de respuesta e instrucciones para hacer seguimiento.

3.2 Correo electrónico: [email protected]

Acceso desde: la parte inferior de la página web exprespack.com.co.

Procedimiento:

  • El cliente envía un correo detallando su PQRS junto con sus datos.
  • Un analista de servicio al cliente revisa el mensaje.
  • Se informa al cliente por correo: número de radicado, confirmación de recepción, tiempos de respuesta y cómo puede hacer seguimiento.

3.3 Formulario web — «Contáctanos»

Acceso desde: la sección «Contáctanos» ubicada en la parte inferior de exprespack.com.co.

Procedimiento:

  • Registro de datos personales con autorización de los T&C.
  • El cliente diligencia el formulario con su solicitud.
  • El cliente es informado con: número de radicado, confirmación de recepción, plazos y forma de seguimiento.

4. Tiempos de respuesta

  • Confirmación de radicado: dentro de las 24 horas hábiles posteriores a la recepción.
  • Respuesta formal a la PQRS: máximo 15 días hábiles, según la complejidad del caso, conforme a las políticas internas.